Gestion Web: gagner un temps précieux


Il y a dix ans, un tel scénario aurait relevé de la science-fiction. Aujourd'hui, l'assistant Web de gestion existe bel et bien.

André Piette | Journaliste

La traite du matin est terminée. Les enfants sont partis à l'école. Après le déjeuner, Martine fait comme d'habitude un crochet par son bureau pour s'occuper des factures reçues la veille. Des factures typiques d'une ferme laitière : moulée pour les vaches, réparation d'une vis à silo, etc.

Martine numérise les factures. Sur l'écran de son ordinateur s'affichent les images que l'appareil en a tirées. D'un clic de souris, elle transmet les documents numérisés à son «assistant Web de gestion» qui, dans son nuage sécurisé, les récupère automatiquement à l'aide d'une adresse courriel dédiée.

Votre employé virtuel
L'assistant «lit» chaque facture et retourne les données captées à la productrice quelques heures plus tard afin qu'elle les valide : identité du fournisseur, produits achetés, montant total, taxes, etc. Une fois la validation terminée et les opérations comptables à faire confirmées, l'assistant classe les factures et prépare les données pour les transférer dans le système comptable de l'entreprise. 

Pour compléter le processus, Martine n'a qu'à importer les données grâce à son logiciel SigaFinance. Au bout du compte, toute l'opération pour classer, valider et importer les factures n'aura pris que quelques minutes.

Un assistant polyvalent
Il n'y a pas que la saisie de données qui soit facilitée. L'outil sert aussi au classement de tout document : certificats de prêt, analyses de sol, etc. Fini les documents égarés! Mais ce que les producteurs vont probablement apprécier le plus à long terme, selon Patrice Carle, directeur du Centre d'expertise en gestion agricole (CEGA), c'est la capacité de l'assistant de gestion de fournir des indicateurs. Tous les comptes de revenus et dépenses sont disponibles sous forme graphique. Le producteur se bâtit ainsi un tableau de bord de gestion correspondant à ses priorités. 

Autre avantage considérable : l'outil virtuel facilite la comptabilité d'exercice au quotidien. Le portrait qu'il produit correspond à la situation de l'entreprise «du moment» et non à celle qui existait trois ou six mois plus tôt. «En 2016, un agriculteur veut avoir l'information en temps réel pour pouvoir réagir rapidement», lance le directeur du CEGA.

Une gestion améliorée
Il y a dix ans, un tel scénario aurait relevé de la science-fiction. Aujourd'hui, l'assistant Web de gestion existe bel et bien. Il s'appelle Aleop et a été conçu par le CEGA. «L'outil sert en amont de la comptabilité, décrit Patrice Carle. On l'a créé pour que les agriculteurs aient moins de paperasse à manipuler et qu'ils disposent ainsi de plus de temps pour faire de la gestion.»

Ce qui a rendu possible la création d'Aleop, ce sont les avancées technologiques en matière de reconnaissance optique de caractères. C'est grâce à celle-ci, par exemple, que l'on peut maintenant procéder au dépôt d'un chèque chez soi simplement en le photographiant. Nulle raison de s'inquiéter de la confidentialité des données : «Aleop utilise des technologies de sécurité semblables à celles qui protègent les sites transactionnels des institutions financières», souligne Patrice Carle.

Du soutien chez vous 
Un professionnel accrédité se charge d'installer le numériseur et le logiciel à la ferme. Il arrime le système comptable de la ferme à Aleop, par exemple en appariant la charte de comptes du client à la charte de comptes universelle d'Aleop (l'assistant s'adapte au client et non l'inverse). Et, bien sûr, le professionnel aide le futur utilisateur à faire connaissance avec son nouvel assistant!

Testé pendant neuf mois par 22 entreprises, Aleop a été lancé en novembre dernier. On trouvera davantage d'information sur aleop.ca ou sur Facebook (Solution Aleop). 



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