Mode d'emploi pour gérer sa paperasse comme un pro


La gestion de la paperasse demande d'être stratégique et rigoureux. Essayez quelques-uns de nos trucs pour améliorer votre classement!

Angela Iermieri | Planificatrice financière | Mouvement Desjardins

Ce n'est pas une partie de plaisir pour personne, mais, plus que jamais, le ménage s'impose. Entre documents papiers et numériques, quoi faire pour mettre un peu d'ordre?

Voici un mode d'emploi en 3 étapes pour s'y attaquer tranquillement, mais sûrement. 

Étape 1 : Trier vos papiers par thème 

Patrimoine
      • Inventaire des biens
      • Mandat de protection
      • Testament
      • Polices d'assurances (santé, vie, habitation, auto...)
      • Achat et rénovation à la propriété
      • Bail de location
      • Contrat de vente de propriété
Finances
      • Relevés de placements annuels
      • Avis de transactions de titres boursiers ou de fonds de placements
      • Certificats de dépôts à terme, d'obligations d'épargne
      • Relevés des régimes de retraite des employeurs
      • Déclarations de revenus
Fiscalité
      • Déclarations de revenus et avis de cotisation des 7 dernières années
      • Reçus déductibles (dons, frais médicaux, frais de garderie, de camps de jour, transport en commun, activités sportives des enfants et des ainés,  ...
Consommation
      • Factures pour achat avec garanties
      • Relevés de comptes 
      • Contrats de location ou achat voiture et factures de réparation
Famille 
      • Contrat de vie commune, contrat de mariage, acte de naissance, passeport...
      • Documents liés aux enfants (carnet de vaccin, contrat de garderie, bulletins scolaires...)

Étape 2 : Réduire la quantité de documents 

Maintenant que les piles sont faites, c'est le bon moment d'identifier les occasions de réduire la gestion du papier. 

Que pouvez-vous informatiser ou numériser ?
      • Garanties
      • Factures de rénovation
      • Inventaire de biens
      • Déclarations de revenus
      • ...
Que pouvez-vous obtenir en ligne ? 
      • Vos relevés de comptes, de cartes de crédit, de placements garantis, d'épargne à terme,  des Fonds Desjardins, comptes de courtage.
      • Vos feuillets fiscaux. 
      • Vos polices d'assurances (automobile et habitation).
      • Vos  factures et des documents électroniques postel.
      • Votre budget.

Étape 3 : simplifier les opérations futures

En plus d'offrir une meilleure vue d'ensemble de vos affaires, des documents bien classés simplifie la vie de vos proches en cas de maladie, d'accident, d'invalidité ou de décès. Règle générale, moins de papiers il y a, plus facile sera la gestion. 

Quelques idées pour réduire le nombre de relevés à recevoir, d'échéances à considérer, de sites à consulter et, même, de mots de passe à retenir : 

Que pouvez-vous automatiser ?
Que pouvez-vous regrouper ?
      • vos comptes
      • vos placements
      • vos documents liés à la succession
      • vos polices d'assurances
Mes conseils pour éviter de crouler sous la paperasse à la fin de l'année
  • Traitez vos documents dès leur réception et demandez-vous chaque fois s'ils peuvent être automatisés, regroupés, numérisés ou obtenus en ligne.
  • Classez vos documents papier en utilisant un repère facile : par couleur, par année, par émetteur... 
  • Allez-y une étape à la fois.
  • Soyez stratégique et rigoureux.

Une fois le grand tour complété, vos tiroirs, vos mémoires informatiques et vous-même vous en porterez sûrement mieux! 

Tous les articles

La fonction Commenter n’est pas disponible pour le moment.
Merci de votre compréhension.

Commentaires publiés (10)

Marie-Christine / 16 novembre 2017 8h16
Bonjour @Pierre. Excellente idée ! Bonne journée - Marie-Christine
Pierre Brassard / 15 novembre 2017 21h12
Je rajouterais un fourre-tout annuel pour les documents à accumuler aux fins de déclaration de revenus (« rapport d'impôt ») par exemple les factures de médicaments et services médicaux qui ne sont pas complètement couverts par les assurances et pour lesquels on peut déduire l'excédent lors de la déclaration de revenu ou encore les rapports périodiques d'investissements et de dividendes.
Marie-Christine / 28 août 2017 11h35
Voilà qui nous ravit @Denis ! N'hésitez pas à nous faire part de votre expérience! Cela pourrait être utile à d'autres :-) Bonne journée - Marie-Christine
denis moore / 25 août 2017 6h51
j'ai l'intention de m'y mettre dès aujourdh'ui, très bons conseils,je devrais sourire après.
Marie-Christine / 8 août 2017 11h47
Bonjour @Aurore. Si vous utilisez les services mobiles, vous pouvez faire une saisie d'écran avec votre téléphone. Vous pouvez également noter le numéro de confirmation directement sur la facture papier et classer le document. Finalement, vous pourriez aussi noter vos numéros de confirmation dans un petit calepin fait maison (un peu dans le même esprit que le carnet de chèque)! Cela dit, sachez que vous pouvez voir en tout temps vos factures en attente sur Accès D (recherche d'opération dans le menu à droite) et la transaction apparaît dans votre relevé de comptes dès la date du paiement de votre facture. Bonne journée - Marie-Christine
Aurore Simard / 8 août 2017 9h45
Avez- vous un truc à donner pour noter les numéros de confirmation quand on paie nos comptes par internet s.v.p.? Merci.
Marie-Christine / 12 juillet 2017 14h36
Bonjour @Riyas. Les contrats d'assurance auto et habitation doivent être conservés pendant tout le terme de la police. Comme le délai légal pour présenter une réclamation est de 3 ans, il peut être sage de les conserver pendant les 3 années qui suivent la fin du terme. Comme la durée de conservation des documents varient beaucoup, je vous invite à jeter un oeil sur le site du gouvernement du Québec où est proposée une liste assez exhaustive : http://www4.gouv.qc.ca/fr/Portail/citoyens/programme-service/Pages/Info.aspx?sqctype=sujet&sqcid=1690 Bonne journée ! Marie-Christine
Riyas Fadel / 11 juillet 2017 19h12
Très intéressant en effet. Mais combien de temps garder les relevés de comptes et les factures ? Est-ce que je dois garder mes anciennes polices d'assurances ?
Lucie Boileau / 11 juillet 2017 12h30
Très bon article. Méthode simple à suivre et infaillible !
Jacques Taillefer / 11 juillet 2017 10h16
Grâce à vos excellentes conseillères j'ai appliqué la très grandes majorités des étapes que vous mentionnez et ce depuis plus de 5 années déjà. Je n'en tire que des bénéfices et une tranquillité d'esprit me permettant de mener à bien des projets de retraite que je ne pouvaient pas me permettre auparavant. Merci

Partagez ce billet