6 solutions aux pires gruge-temps en affaires


Mettre votre énergie là où ça compte vraiment, c'est augmenter votre productivité.

Katia Lavoie | Journaliste

De la réunion, en passant par les courriels et la facturation, avez-vous l'impression de manquer de temps pour accomplir toutes les tâches dans votre entreprise ?
 
Découvrez comment avoir une meilleure gestion du temps pour gagner de précieuses minutes. Parce que mettre votre énergie là où ça compte vraiment, c'est augmenter votre productivité.

1. Éliminer les pertes de productivité liées aux courriels
Répondre rapidement à vos courriels n'est pas toujours gage d'une meilleure productivité. Les dérangements, même s'ils sont courts, provoquent l'effet contraire. «Ça peut prendre jusqu'à 15 minutes pour revenir concentré dans l'état où on l'était initialement», indique Marco Roy, coach accompagnateur à l'École d'entrepreneurship de Beauce et président d'Étape 21.
 
Des gestes simples pour gagner en productivité
  • Prendre ses courriels à des heures précises. Par exemple, prenez-les le matin, en fin d'avant-midi et de journée. Informez vos clients, collègues et employés qu'ils obtiendront une réponse dans les 24 heures. Si la communication est urgente, privilégiez le téléphone.
  • Répondre brièvement si possible. Une ou deux phrases rédigées de façon claire suffisent souvent pour que votre message ne suscite pas d'autres questionnements, donc d'autres courriels.
  • Appliquer la règle de 3. Après le 3e courriel, appelez pour en discuter de vive voix.
  • Éviter les copies conformes (cc) le plus possible.
  • Diminuer la quantité de messages envoyés par l'équipe sans nuire à la circulation de l'information. Pour y arriver, Marco Roy propose d'utiliser une application telle que Telegram. Tous reçoivent la même information en temps réel grâce aux groupes, dans un même fil de discussion. 
2. Planifier, planifier, planifier
Le président d'Étape 21 conseille d'adopter le Big 3, c'est-à-dire d'identifier les 3 plus gros dossiers de la semaine. Puis ajoutez sur votre liste 3 ou 4 autres tâches à régler. Le même principe s'applique au quotidien. «Si je les case dans ma journée, je m'assure en même temps de leur laisser la place qu'elles ont besoin et ça devient non négociable», explique M. Roy. 

Astuces 
  • Déterminer une heure de début et de fin de votre journée. En vous obligeant à terminer à un moment précis, vous tentez d'atteindre vos objectifs quotidiens.
  • Réserver cinq minutes pour faire un bilan de votre journée afin d'évaluer votre satisfaction et de préciser les améliorations possibles pour le lendemain.
Discuter au moment opportun
Pour y arriver, mettre en place une méthode qui indique votre indisponibilité. Par exemple, un système de plaquettes sur la porte:
  • Rouge: ne pas entrer 
  • Jaune: déranger seulement si c'est important 
  • Vert: disponible 
4. Tenir des réunions efficaces 
Réduire le temps consacré aux réunions n'est pas toujours évident. Il est, à tout le moins, simple d'éviter de les étirer inutilement. On ne vous apprendra rien: l'ordre du jour est essentiel!

En plus des sujets priorisés, l'ordre du jour doit déterminer:
  • une heure de fin de la rencontre
  • la durée accordée à chaque sujet
  • un gardien du temps qui fait respecter l'horaire et met fin à la rencontre à l'heure prévue, qu'elle soit terminée ou pas
  • un gardien du sujet qui vous ramène à l'ordre au besoin
5. Mieux qualifier ses prospects
Définir quel est votre client idéal à l'aide de 4 ou 5 critères que vous aurez choisis. Puis posez des questions pour déterminer si le prospect correspond à cette personne :
  • Quel type d'entreprise possédez-vous ?
  • Pour quelle raison recourez-vous à ce type de service ?
  • En quoi puis-je vous aider précisément ?
N'hésitez pas à demander des références.

6. Réduire le temps accordé aux soumissions
Comme pour le reste, le secret consiste à se donner une période dédiée uniquement à cette tâche. Le fait d'y mettre «toute son énergie», sans se laisser distraire par tout le reste, augmente la productivité. Aussi, automatiser, lorsque c'est possible, à l'aide d'un outil technologique réduit le temps accordé à cette tâche répétitive, mais ô combien essentielle pour vos affaires.

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